Kan du opstille et præcist og ærligt budget og følger du løbende op på og retter budgettet ind i forhold til virkeligheden, slipper du for grimme overraskelser med dit firmas cashflow – og kan dermed undgå høje renteudgifter til banken.

Der er ikke noget værre, end når kassen pludselig og uventet løber tør i firmaet. Aller værst er det, hvis det sker sidst på måneden lige inden lønningsdag. Så er gode råd dyre og omfatter oftest en akut oprettelse eller forhøjelse af firmaets kassekredit i banken. Det kan nemt løbe op i både gebyrer og ekstra renteudgifter.

Vil du undgå denne uheldige situation, er du nødt til at have et veldisponeret og løbende opdateret budget, der giver et retvisende billede af både forventede indtægter og udgifter i firmaet, samt indeholder forventningerne til salget i de kommende måneder.

Derved kan du nemmere bevare overblikket og gribe ind i tide, hvis der ser ud til at komme en periode med lavvande i kassen. Når først du har dette overblik, vil det virke på samme måde på dit firmas stabilitet og omdømme, som proteinpulver giver større muskler hos en bodybuilder.

Start med at få styr på udgifterne

Det nemmeste at få overblik over i et firma er oftest udgifterne – både de faste og dem, der opstår i forbindelse med igangværende ordrer.

De faste udgifter til lån, lokaler, medarbejdere og andre ressourcer er de nemmeste at få plottet ind. De værste er de udgifter, der opstår i forbindelse med produktion eller projekter.

Sørg for at du får besked om alle forventede regninger i forbindelse med de kørende projekter eller den løbende produktion, så snart der er indgået en aftale med en ekstern leverandør, samt en indikation af, hvilken måned regningen skal betales i. Jo før du kender til udgiften og hvornår den forfalder, jo bedre kan du planlægge – og eventuelt forhandle en ny betalingsdato på plads i så god tid, at det ikke virker som en panikhandling for leverandøren.

Få overblik over indtægterne

Når der er styr på udgifterne, skal du til at skabe overblik over indtægterne. I de fleste firmaer kan det være meget vanskeligt, da sælgerne oftest har et alt for positivt syn på, hvilke ordrer de forventer at lande i de kommende måneder.

Derfor er det en god ide kun at budgettere med de faste indtægter, I måtte have og alt efter hvor lang tid jeres produktions eller projekters livscyklus er, kun at medtage de ordrer, der er landet og godkendt af kunden. Er du nødt til at medtage det forventede salg i budgettet, kan det være en god ide, kun at regne med en vis procentdel af det salg, sælgerne forventer at lande.

Justér dit cashflow efter det forventede resultat

Når du kender firmaets udgifter og indtægter og forskellen imellem disse, kan du begynde at justere på udgifterne i forhold til indtægterne. Kniber det med cashflowet i en måned, er du nødt til at se på, om der er nogle kreditorer, du kan forlænge betalingsfristerne hos eller der er investeringer eller interne udgifter der kan udskydes.

Når du har kørt med dette system i et halvt til helt års tid, begynder du at få så meget styr på cashflowet i virksomheden og kender rytmerne bedre for indtægter og udgifter bedre. På den måde kan du lettere navigere økonomiske og undgå ubehagelige overraskelser, sure renteudgifter og sure medarbejdere og kreditorer.